Visitas de inspección y vigilancia sin previo aviso, por parte del ministerio de trabajo.
El Ministerio del Trabajo ha intensificado las inspecciones a las empresas, con el propósito de verificar la correcta implementación de la normativa. En particular, se ha dispuesto un conjunto de 8 normativas esenciales que deben estar preparados y disponibles para atender dichas visitas, las cuales se están realizando de sin previo aviso.
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El cumplimiento de estos requerimientos es obligatorio, en concordancia con lo dispuesto en la Reforma Laboral de 2025, que establece directrices específicas para la supervisión de las condiciones laborales, contractuales y organizacionales en las empresas.
Por ello, resulta indispensable que las organizaciones mantengan estos elementos de forma ordenada, actualizada y accesible, garantizando el respeto de los derechos de los trabajadores y mitigando el riesgo de sanciones administrativas.
Aquí tienes un resumen de lo solicitado en estas inspecciones:
Documentos básicos de constitución de la organización
– RUT actualizado y certificado de existencia y representación legal de Cámara de Comercio y Deben tener máximo 30 días de expedición.
– Base de datos del personal, registro completo con nombres, cédulas, cargos, fechas de ingreso y tipos de contrato. Actualización mensual recomendada.
Soportes de Seguridad Social y Nómina
– Pagos de seguridad social, comprobantes de los últimos 3 meses de salud, pensión, ARL y parafiscales. Organizados por mes y conciliados con nómina.
– Último Pago de Nómina, colillas de pago con deducciones, aportes y comprobantes de dispersión bancaria. Evidencia del pago correcto y oportuno.
Control de Horas y Turnos (Ley 2466 de 2025)
– Cuadro de Horas Extras, registro detallado de horas suplementarias, dominicales y festivas con autorización previa. Formatos firmados por jefe inmediato y trabajador. Conciliación obligatoria con nómina para evitar inconsistencias.
– Programación de Turnos, Evidencia de turnos del mes anterior. conservar mínimo 6 meses y verificar cumplimiento de jornada legal.
Procesos Disciplinarios y Liquidaciones
– Último Proceso disciplinario, expediente completo con debida notificación y descargos. Formatos estandarizados con firmas y fechas.
– Liquidación Última Persona Retirada, finiquito firmado con pago de salarios, prestaciones y aportes al día. Incluir comprobantes de pago.
Reglamento Interno de Trabajo (RIT)
– Actualización del RIT: Documento de regulación de derechos, deberes y disciplina interna. Actualizar antes del plazo de la Ley 2466.
– Socialización del RIT: Evidencia de que los colaboradores conocen el reglamento. Listas de asistencia firmadas y capacitaciones.
Políticas Obligatorias Actualizadas
– Prevención Acoso Sexual, Medidas preventivas y de denuncia. Socializar con todo el personal y vincular al Comité de Convivencia.
– Desconexión Laboral, Derecho a no atender requerimientos fuera de jornada. Actualizar contratos y RIT incluyendo esta política.
– Lactancia, procedimientos para apoyar maternidad y lactancia. Adecuar espacios físicos y horarios conforme a ley.
Diversidad, Equidad e Inclusión
– Política DEI: Documento que fomenta igualdad de trato y oportunidades en el empleo. Incluir protocolos frente a discriminación laboral. Garantiza un ambiente de trabajo respetuoso y equitativo para todos los colaboradores.
Comités y Seguridad en el Trabajo
– COPASST: Actas de elección, reuniones mensuales y planes de acción. Mantener carpeta exclusiva con todos los soportes.
– Comité Convivencia: Actas de conformación y actuaciones frente a casos de acoso laboral. Carpeta independiente organizada.
– SGSST: Autoevaluación, plan de mejora y certificaciones. Actualizado al año vigente según tamaño de empresa.
Te apoyamos con la normativa y la implementación del sistema SG-SST.
No dejes tu empresa desprotegida. Las inspecciones laborales pueden llegar en cualquier momento, cumple la normativa, mantente informado de la reforma laboral y gana tranquilidad con nuestra asesoría.
